تخيّل هالمشهد: سيارة جاهزة للتسليم. العميل يطالع الفاتورة، يوقف عند بند قطعة ويسأل: من وافق عليها؟ الفني ينتظر، ورسالة الموافقة مدفونة بين المحادثات.
أمر صيانة السيارة هو السجل الذي يمشي معها من الاستلام حتى الفاتورة: شكوى العميل، ونتيجة الفحص، والسعر المعتمد، والقطع، والعمل المنجز. إذا انتقلت السيارة بين الاستقبال والفني والمحاسبة، تنتقل معها هالمعلومات.
عند الباب: اكتب الشكوى قبل التشخيص
سجّل اللوحة والعداد وصوّر الخدوش. إذا قال العميل: السيارة ترجّ عند سرعة ٩٠، اكتبها كما سمعتها. بعدها يضيف الفني نتيجة الفحص في خانة مستقلة. جهّز بيانات الدخول باستخدام نموذج استلام السيارة المجاني.
بعد الفحص: اشرح القطعة التي ظهرت
ظهر عطل إضافي بعد الفك؟ صوّر القطعة. خلّ الفني يكتب سبب تغييرها، وأرسل السبب والسعر للعميل قبل تنفيذ العمل. كذا يعرف العميل شنو تغيّر في طلبه، والفني يعرف على أي إصلاح حصلت الموافقة.
قبل الإصلاح: خلّ السعر واضحاً
اكتب القطع وأجور العمل في عرض السعر. أرسله للعميل وخذ موافقته على المبلغ والبنود. تغيّر شيء بعد الفك؟ حدّث العرض وخذ موافقة جديدة قبل ما يكمل الفني. هذا نموذج عرض سعر صيانة السيارة.
أثناء الشغل: خلّ الحالة مفهومة للفريق
سجّل اسم الفني والقطع المستخدمة. وإذا توقفت السيارة بانتظار قطعة أو رد من العميل، اكتب السبب وموعد المتابعة. زميلك يلقى الجواب في أمر العمل، والعميل يعرف وش باقي على سيارته.
قبل تسليم المفتاح: ارجع كل بند لمصدره
افتح أمر الصيانة جنب الفاتورة. طابق الشغل المنفذ مع موافقة العميل، واكتب القطع والأجور والخدمات بوضوح. راجع الإجمالي والحقول الضريبية المناسبة لمنشأتك، ثم سجّل المدفوع والمتبقي. استخدم نموذج فاتورة صيانة السيارات يساعدك على ترتيب البنود.
اختبار قبل التسليم
مهنة تجمع أوامر العمل وعروض الأسعار والفواتير في مسار واحد لكل سيارة. تعرّف على برنامج إدارة ورش السيارات.